Privacy e scuola: nuovo vademecum del Garante per la tutela dei dati personali

A seguito della crescente digitalizzazione delle scuole e di numerose sentenze intervenute, il Garante per la tutela dei dati personali (GTDP) ha pubblicato nel maggio 2023 un nuovo vademecum dal titolo “La scuola a prova di privacy” sul trattamento di tali dati nel servizio nazionale di istruzione e formazione, che amplia e sostituisce il precedente emanato nel  2016, sempre in conformità della normativa europea ed italiana.

Il documento è molto ampio e si compone di cinque parti e due appendici.

Analizziamo le novità più importanti.

LE REGOLE GENERALI

In questa parte sono ricordati i principi concernenti i doveri del “titolare del trattamento”, dell’istituzione scolastica pubblica o privata, del “responsabile del trattamento”, degli “incaricati del trattamento”, nonché i diritti delle famiglie e degli alunni e degli studenti.

Particolare attenzione è riservata ai “dati sensibili” quali: dati personali, di genere, condizioni di salute (disabilità, DSA, particolari BES, assenze di studenti e del personale docente e non docente esonero dall’educazione motoria, etc.), condizioni religiose (si pensi alla scelta tra avvalersi o meno dell’insegnamento della religione cattolica, scelte politiche o sindacali, etc).

Dovrà inoltre essere richiesto agli interessati il consenso al trattamento ed alla “comunicazione dei dati personali”, che non potrà essere negato quando si tratterà di attività istituzionali che, senza tali dati, non potrebbe essere svolta e quindi non consentirebbe l’esercizio dei diritti degli interessati (ad es. comunicazione alle scuole dove l’alunno si iscrive al termine di un ciclo o dove si trasferisce, comunicazioni dei dati del personale agli uffici del lavoro e fiscali, etc.).

Si ribadisce il diritto degli interessati alla visione dei propri fascicoli personali, di inserimenti di nuovi dati e di richiesta di cancellazione di dati non necessari.

In caso di rifiuto all’esercizio di questi diritti sarà sempre ammesso il reclamo al Garante o il ricorso agli organi giudiziari.

LA VITA DELLO STUDENTE

É una parte molto importante che riguarda i dati sensibili di minori ed in particolar modo per gli alunni e studenti con disabilità o con DSA.

Le indicazioni del Garante sono molto minuziose e sono frutto non solo della normativa, ma anche dalla casistica di decisioni giurisprudenziali:

• le iscrizioni che ormai vanno effettuate on line, recanti i dati sensibili e particolarmente sensibili, dovranno essere custodite scrupolosamente dalla scuola e dall’incaricato che inserisce i dati;
• le scuole, come quelle paritarie, che riceveranno le iscrizioni cartacee con annessa la documentazione degli alunni con disabilità che sarà depositata anch’essa in cartaceo anche nelle scuole statali, andranno custodite scrupolosamente;
• se taluni documenti dovranno essere “comunicati in forma cartacea ad altra autorità” (ad es. ai Comuni per la richiesta di trasporto, assistenza per l’autonomia e la comunicazione o all’Ufficio Scolastico Regionale per la richiesta del sostegno) dovrà essere assolutamente evitato di indicare le generalità degli alunni, usando al loro posto sigle o acronimi;
• qualora i docenti dovessero assegnare temi su situazioni personali o familiari agli alunni, si dovrà evitare che i componimenti di ciascuno siano visionabili dagli altri alunni;
• è vietato ai docenti comunicare a soggetti esterni informazioni relative ai singoli alunni;
• quanto alle valutazioni, quelle relative alle ammissioni alla classi successive verranno indicate senza voti sul registro elettronico, ma con le parole “ammesso” o “non ammesso” e saranno visionabili solo dalle famiglie e gli alunni della stessa classe;
• quanto ai voti dei singoli alunni, questi verranno riportati sul registro elettronico e saranno visionabili solo dalla rispettiva famiglia ed alunno;
• l’esito di valutazioni intermedie e finali che potranno danneggiare gli alunni, non potranno essere diffusi senza l’autorizzazione delle famiglie degli studenti;
• quanto alla “diffusione” dei risultati degli esami conclusivi del primo e secondo ciclo di istruzione, questi saranno pubblicati sui “tabelloni”, riportando solo i voti dei promossi e col termine “esito negativo” per quelli non promossi, vietando in modo assoluto la pubblicazione dei voti; questo per evitare episodi del passato che hanno portato gli studenti a traumi psicologici gravi ed anche, purtroppo, a gesti inconsulti ed estremi.
• si ribadisce che il riferimento alle “prove di verifica differenziate” sostenute dagli studenti con disabilità o con DSA, non dovrà essere inserito nei tabelloni, ma dovrà essere indicato solamente nell’attestazione da rilasciare allo studente;
• quanto alle comunicazioni alle famiglie tramite circolari, non vi dovrà essere alcun riferimento a comportamenti o provvedimenti concernenti singoli alunni, ma si dovranno riportare solo disposizioni di carattere generale;
• rispetto alla gestione delle mense, la scuola non dovrà far circolare notizie relative al tipo di pasti assunti da alunni con particolari bisogni o scelte alimentari, né se in ritardo nei pagamenti o se usufruiscono di buoni gratuiti;
• quanto agli alunni con disabilità o DSA, si riporta lo specifico paragrafo:
  “Le istituzioni scolastiche devono prestare particolare attenzione a non diffondere, anche per mero errore materiale, dati relativi alla salute. Non è consentito, ad es., pubblicare online una circolare contenente i nomi degli studenti con disabilità. Occorre fare attenzione anche a chi ha accesso ai dati degli allievi con disabilità o disturbi specifici dell’apprendimento (DSA), limitandone la conoscenza ai soli soggetti a ciò legittimati dalla normativa scolastica e da quella specifica di settore, come ad es. i docenti, i genitori e gli operatori sanitari che congiuntamente devono predisporre il piano educativo individualizzato.”

LE NUOVE TECNOLOGIE

Interessanti le indicazioni al riguardo; nei casi di bullismo operato con i mezzi elettronici, occorrerà segnalare l’accaduto alla scuola che provvederà subito ad invitare i compagni a cessare o far cessare questi eventi; in casi gravi la scuola dovrà necessariamente informare il Garante.

Nel caso di utilizzo di smartphone e di tablet, le immagini dovranno essere utilizzate solo per uso personale, essendo vietata la diffusione senza il consenso degli interessati; lo stesso vale per la comunicazione ad altri di immagini contenute nei propri dispositivi.
Stessa situazione per i genitori se trattasi di immagini dei propri figli minori, sulla cui diffusione occorre utilizzare molta prudenza.

Per la didattica a distanza, se le connessioni riguarderanno attività istituzionali, come le lezioni, non occorrerà informare le famiglie degli alunni per ottenerne il consenso; però occorrerà evitare la diffusione al di fuori della scuola e provvedere alla custodia dei dati.

Se si tratta di attività su “piattaforma”, occorrerà che il dirigente scolastico stipuli un contratto con il legale rappresentante per precisare i suoi obblighi di custodia e riservatezza al di fuori dei collegamenti.

Nel caso di gite scolastiche o saggi è legittima la ripresa da parte dei genitori, purché le immagini dei compagni del proprio figlio rimangano a circolare solo tra familiari ed amici, senza diffusione su canali e siti web.

La registrazione di lezioni è legittima, ma occorrerà sempre il consenso dei singoli.

Le scuole, in forza della loro autonomia, potranno regolamentarsi in maniera diversa, purché non impediscano agli alunni con disabilità e DSA la ripresa con registratori o cellulari che siano state previste nei propri PEI e PDP per solo uso personale; se vi sarà la volontà di diffusione, occorrerà il consenso degli interessati.

E’ assolutamente vietata, invece, la ripresa relativa a dinamiche ed ai comportamenti della classe.

Quanto all’uso del REGISTRO ELETTRONICO, il gestore, che è il responsabile del trattamento dei dati, e il personale scolastico, che è incaricato dello stesso, dovranno evitare la diffusione dei dati sensibili ivi contenuti.

Per la pubblicità e trasparenza di circolari e graduatorie, occorrerà evitare la diffusione di dati sensibili che debbono essere custoditi a parte e ai quali comunque si può accedere in base alla l. n° 241/90 e del D.Lgs. n° 33/13.

Quanto agli ELENCHI DEGLI ALUNNI DIVISI PER CLASSE, questi potranno essere comunicati solo alle famiglie in fase di iscrizione, fermo restando il divieto di pubblicazione dei dati particolarmente sensibili come le condizioni di salute; mentre per gli anni successivi, questi potranno essere visionati dai soli alunni e famiglie della classe sul registro elettronico; inoltre sarà vietato l’uso di pubblicazione cartacea all’albo della scuola, se esiste un registro elettronico.

Per gli SCUOLA-BUS sarà vietato pubblicare l’elenco o singoli nominativi di quanti lo utilizzano.

Le TELECAMERE DI VIDEOSORVEGLIANZA dovranno essere collocate solo in luoghi  tesi ad evitare furti o atti di vandalismo; nel caso ad es. di laboratori o locali in cui dovranno essere presenti alunni, le telecamere dovranno essere spente durante la loro presenza e riattivate successivamente.

Per la somministrazione di QUESTIONARI per ricerche, le famiglie dovranno essere preventivamente informate e possono legittimamente rifiutarsi.

E’ da ricordare, da ultimo, che ogni scuola dovrà approvare un piano per la sicurezza della custodia dei dati raccolti dove indicare anche le precise responsabilità.

Approfondimento a cura di AIPD in collaborazione con il Centro Studi Giuridici HandyLex